Met Viadesk deelt u op eenvoudige wijze documenten met uw collega’s, klanten of projectpartners. Uw online Viadesk-omgeving is bereikbaar vanaf elke (werk)plek met internetverbinding. Werk in groepen samen aan documenten en plaats uw documenten gestructureerd in mappen.

Deel uw documenten centraal

In Viadesk stelt u stelt op één centrale plek uw documenten beschikbaar in een beveiligde, online omgeving.

• Log in met uw persoonlijke account
• Zie direct de voor u toegankelijke documenten
• Beschik over uw documenten – waar u ook bent

Waar u eerst documenten per e-mail deelde, zijn uw documenten nu centraal opgeslagen en beschikbaar voor anderen. Handig, want uw inbox stroomt niet meer vol met e-mails met grote bijlagen.

Stel documenten gericht beschikbaar

In Viadesk maakt u groepen aan voor een specifieke doelgroep.

• Maak een groep aan per thema of samenwerkingsverband
• Stel in de groep documenten beschikbaar voor een specifieke doelgroep
• Werk met groepen en structureer zo uw informatiestromen
• Documenten zijn direct beschikbaar voor deelnemers

Documenten terugvinden

Documenten zijn makkelijk terug te vinden in een logische mappenstructuur of door gebruik te maken van tagging.

• Maak mappen aan op basis van het soort document (concept), thema (ruimtelijke ordening) of projectfase

Werkt u met uitgebreide documentatie en een complexe mappenstructuur, dan liggen documenten verborgen in onderliggende mappen. Ook is de logica van een mappenstructuur erg persoonsgebonden: wat voor u een logische indeling is, kan voor een ander complex zijn.

• Bied met tagging een andere ingang om documenten terug te vinden
• Tag uw document met trefwoorden – bijvoorbeeld het onderwerp of documenttype
• Vind op basis van een trefwoord alle documenten getagged met dit trefwoord

Reduceer e-mail

U reduceert de frequentie en het volume van uw e-mailverkeer wanneer u uw documenten deelt in Viadesk.

• Bereik niet het limiet van uw inbox door e-mails met grote bijlagen
• Informatie is niet langer verspreid over losse e-mails
• Reacties op documenten op een centrale plek verzameld
• Geen zoektocht meer naar bijlagen of belangrijke content in uw inbox – dit staat overzichtelijk in Viadesk

Samenwerken aan documenten met versiebeheer

Werkt u samen aan documenten, dan biedt de functie versiebeheer uitkomst.

• Plaats nieuwe versies van documenten, zonder eerdere versies te overschrijven
• Zie wie het  document heeft bewerkt
• Gaat u aan de slag met het document? Vergrendel deze dan voor wijzigingen van anderen.

Op de hoogte blijven van wijzigingen

Elke dag verstuurt Viadesk een gepersonaliseerde rapportage e-mail.

• Ontvang een dagelijkse update met de recente wijzigingen van de groepen waarvan u lid bent

Met Notificaties blijft u specifieker geïnformeerd. Deze notificaties informeren u over alle wijzigingen in de documenten die u volgt, zoals een nieuwe reactie of een nieuwe versie.

• Afhankelijk van uw instellingen, ontvangt u een e-mail of RSS-notificatie van de wijziging
• Blijf op de hoogte van de laatste wijzigingen zonder ingelogd te zijn

Direct Viadesk uitproberen?

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor documentbeheer in Viadesk? U kunt Viadesk gratis proberen -geheel vrijblijvend!- met 5 collega’s.